Webinar | Hoe organiseer je een hybride ALV?

1 juli 2021

Na de zomervakantie komen ze er weer aan: de algemene ledenvergaderingen. Het lijkt erop dat we elkaar binnenkort allemaal meer gaan ontmoeten, maar hoe is dat in het najaar? Niemand weet het.

Wat is het verschil tussen een Q&A en een chat?

Gedurende een webinar is het belangrijk dat de host interactie heeft met de deelnemers. Dit zou kunnen door middel van een Q&A of een chat. Maar wat is nou precies het verschil tussen een Q&A en een chat? Een chat is een niet te modereren ‘bakje’ van alle reacties van deelnemers die het in de chat zetten. Voor sommige webinars is een chat gewenst, als organisaties bijvoorbeeld aan community building willen doen. Stel je hebt een intern webinar met je organisatie en het is lang geleden dat men elkaar heeft gesproken, dan kunnen zij gezellig met elkaar praten in de chat. Echter is dit voor webinars met gevoelige onderwerpen niet gewenst. Het nadeel van een chat is dat het niet te modereren is, waardoor alle deelnemers kunnen sturen wat zij willen. Dit kan ervoor zorgen dat er onwaarheden worden verkondigd. In dat geval zal je de hele tijd bezig moeten zijn met het corrigeren van de onwaarheden, terwijl de aandacht van jouw uitzending daar niet naartoe moet gaan. Is dit het geval? Dan is de Q&A een betere oplossing. De Q&A werkt als volgt; iemand stelt een vraag en deze vraag komt binnen bij de Q&A moderator. De moderator kiest er vervolgens voor of de vraag eventueel zichtbaar wordt voor de kijkers. Hierdoor kun je niet relevantie vragen dempen. Ook kan je bij de Q&A aangeven dat de vragen later per mail beantwoord worden als deze niet live worden beantwoord. Hierdoor krijgt de deelnemer altijd antwoord op de gestelde vraag.

Wat moet een host allemaal kunnen?

Het is belangrijk dat je als host over een aantal competenties beschikt. Hierbij is er onderscheid gemaakt tussen alle webinar vormen en de onafhankelijke host.

Voor alle webinar vormen;

De host heeft het doel altijd centraal staan. Het doel is namelijk leidend.
Weten wie de kijker/deelnemer is en wat zijn/haar doel is
De kijkers/deelnemers het gevoel geven dat ze gezien worden
Het proces en de inhoud van het webinar uitleggen. Hoelang duurt het? Wanneer begint het? Waar gaat het over?
Interactie opwekken en ervoor zorgen dat klanten naar je willen kijken en op je reageren
Het proces bewaken. Hoeveel tijd is er nog? Wat is het doel van het webinar?

Voor de onafhankelijke host;

Introduceer de tafelgasten. De tafelgasten zijn vaak experts die niet gewend zijn om voor een camera te spreken.
Creëer een sfeer
Wees radicaal neutraal. Het gaat niet om jou als host, maar om het proces en het doel
Luister, vat samen en zorg ervoor dat kijkers geëngageerd blijven bij het onderwerp

Verschillende webinar formats

Als host moet je rekening houden met een aantal aspecten. Wat is de content? Wie is het online publiek? Van welke interactievormen wordt er gebruik gemaakt? Zijn er inbelgasten?

1. Het leer webinar
Het doel van een leer webinar is het overdragen van kennis. Bij dit webinar heb je als host nog niet zoveel te doen. Je bent vaak inhoud deskundige, waarbij je content maakt met hetgeen wat jouw publiek wil leren.

2. Webinar
Bij een webinar heeft de kijker invloed op de uitkomst op het verloop van het webinar. Je laat je als host leiden door wat deelnemers in de chat zeggen. Ook bij dit webinar ben je als host inhoud deskundige. Het voordeel hiervan is dat je zelf aan de gang kan gaan met je eigen inhoud. Je hebt hierbij geen externe host nodig. Het zou echter wel kunnen dat je hierdoor te lang doorgaat over hetzelfde onderwerp, waardoor deelnemers kunnen afhaken. Hou hier dus rekening mee! Verder is er sprake van verschillende interactievormen. Denk hierbij aan het gebruiken van de chat, Q&A en polls.

3. Talkshow
Bij een talkshow hebben gasten meer invloed op de uitkomst van het webinar. Dit maakt het voor jou als host wel uitgebreider. Je moet namelijk enerzijds opletten of je vragen binnenkrijgt en anderzijds moet je in staat zijn om een gesprek te leiden. Het is vooral belangrijk dat sprekers niet te veel uitweiden en geen vakjargon gebruiken. Kennen jouw kijkers de vaktermen wel? Als host ben jij verantwoordelijk om de spreker(s) hierbij te helpen. Bij een talkshow zijn er ook studiogasten en/of inbelgasten. Dit maakt de uitzending interactiever.

4. Hybride
Bij hybride uitzendingen staat het publiek centraal. Doordat hybride events zowel online als offline zijn, is hiermee het bereik groter. Deelnemers kunnen ervoor kiezen om online deel te nemen aan de uitzending of onsite. Onsite publiek is publiek dat aanwezig is in de zaal. Voor alle deelnemers wordt het zo interactief mogelijk gemaakt. Kan je er dus niet onsite bij zijn? Dan is dat geen probleem! Online ervaar je net zoveel als onsite.

De host en de kijker

Het is als host de truc om de interactie op te bouwen tijdens een uitzending. Interactie is namelijk een van de grootste succesfactoren van een webinar. Maar hoe bouw je de interactie op tijdens een uitzending? Begin met een gesloten vraag. Op deze manier zullen deelnemers niet schromen om antwoord te geven. Door antwoord te geven op een gesloten vraag kan je als kijker niet voor gek staan. Hierdoor is gelijk de eerste verbinding gelegd. Daarnaast is het als host ook belangrijk om te coderen. Stel je als host een korte vraag, dan zal je ook een kort antwoord krijgen. Laat dus aan je publiek merken wat voor antwoord je wilt hebben. Neem ze aan de hand mee en bouw langzaam op.

De host en de inhoud

Als de wens van de kijker niet goed tot je komt, ben je tijdens een webinar minder goed in staat om het verloop van je webinar aan te passen. Als host is het belangrijk om goed na te denken over bepaalde aspecten. Wie is de doelgroep? Wie is er geregistreerd voor het webinar? Welke ankers hebben de deelnemers nodig om wijs te worden uit deze uitzending? Indien deze aspecten duidelijk zijn, kan je als host het doel goed voor ogen houden en ervoor zorgen dat de sprekers zich comfortabel zullen voelen.

Het is daarnaast belangrijk om als host op de hoogte te zijn van de inhoud van de uitzending. Je hoeft geen expert te zijn van het onderwerp, maar je moet wel kunnen aanvoelen wat belangrijk is en wat niet. Het is dus belangrijk om als host gevoel te hebben voor de kern van de boodschap.

Met welke middelen kan je de host faciliteren?

De host kan gefaciliteerd worden met verschillende middelen. Tegenover de host staat de confidence monitor. Op de confidence monitor kan de host zichzelf zien zoals hij/zij wordt uitgezonden. Bovenaan op de confidence monitor komt er een rode indicator balk tevoorschijn in het geval dat er een vraag in de Q&A of chat wordt gesteld. Hierdoor weet de host dat er op de tablet gekeken kan worden om de vraag voor te leggen. Ideaal, toch? Ook kan de host via de tablet en de confidence monitor zien hoe laat het is en hoeveel tijd er nog over is tot het einde van de uitzending. Verder heeft de host een oordopje in. Via dit oordopje kan de regie informatie doorgeven aan de host, zoals bijvoorbeeld de resultaten van een poll.

Waarom is een webinar belangrijk?

Een webinar zal altijd van waarde blijven, omdat het de ontmoeting is met elkaar. Je hoeft niet te reizen, waardoor je als organisatie bijdraagt aan de duurzaamheid. Ook zien we de brandstofprijzen enorm stijgen, waardoor dit voor jou ook kostenbesparend is. Het is belangrijk om het webinar goed vorm te geven. Maar hoe doe je dat precies? Zorg ervoor dat de doelgroep heeft gekregen wat zij verwachtten. Een goede voorbereiding is key. Het is van belang om de doelgroep en de doelstelling scherp houden, zodat je je concept hierop kunt aanpassen. Werk aan je interactie en zorg voor een goede host. Heb je dit onder de knie? Dan is jouw webinar zeker geslaagd!

Hybride algemene ledenvergadering

Het klinkt nog ver weg, maar na de zomervakantie komen ze er weer aan: de algemene ledenvergaderingen. Op dit moment lijkt het erop dat we elkaar binnenkort meer gaan ontmoeten. Maar hoe is dat in het najaar? Niemand weet het. In ons vorige webinar hebben we het gehad over hybride events. Ook bij de algemene ledenvergadering is het combineren van live en virtueel de oplossing: de ALV als hybride vergadering. Op deze manier kunnen de deelnemers in een zaal én digitaal deelnemen.

In de webinar 'Hoe organiseer je een hybride algemene ledenvergadering?' neemt presentator Jan Arie Koorevaar in onze studio in Gorinchem jou mee in dit onderwerp en spreekt met Carel de Vries (directeur Eduxtens, voorzitter College van Toezicht Mayfinance, lid Generale Synode van de PKN), Eeuwit Klink (expert live producties) en Levi Duijkers (event coördinator van De Ruimte van SNS in Maastricht). Onder het webinar vind je de uitgebreide samenvatting.

Hybride ALV: mag dat eigenlijk wel?

Vanwege de huidige omstandigheden is er behoefte aan online oplossingen. De tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid, waarover lang is gesproken in de Tweede Kamer, voorziet daarin. Voorlopig mogen de algemene ledenvergaderingen online plaatsvinden zolang de wet daarin faciliteert. Ook wanneer er in de statuten of andere reglementen niet wordt voorzien om online te vergaderen dan overruled deze noodwet en bepaalt daarmee dat een digitale ALV wél mag. Dit geldt voor alle verplichte jaarvergaderingen. Wanneer het om een vereniging gaat, is de jaarvergadering een specifieke vorm van een ALV.

De spoedwet is verlengd tot 1 oktober 2021. De minister maakt twee maanden van tevoren bekend of de wet verlengd wordt. Er is wel een ‘maar’. Er zijn namelijk een aantal restricties waar je rekening mee moet houden:

je moet de aanwezigen - zowel in de zaal als online - gelegenheid bieden om vragen te kunnen stellen;
deze vragen moeten ook in de uitzending behandeld worden;
de vooraf gestuurde poststukken moeten voorgelezen worden.

"Online vergaderen bespaart reistijd en de vergaderingen duren korter en zijn veel efficiënter."
Carel de Vries (directeur Eduxtens, voorzitter College van Toezicht Mayfinance)

Tips voor een hybride ALV

Je kent misschien wel de typische livestream (jaar)vergaderingen waarbij het gesprek zich vooral in de zaal ontwikkelt en jij thuis als een toeschouwer kan meekijken en er simpel gezegd 'erbij hangt'. Dat is verleden tijd. Er moet namelijk een level playing field zijn voor álle deelnemers. Maar wat houdt dat precies in?

Het is belangrijk om álle deelnemers in gelijke maten erbij te betrekken. Dit komt niet vanzelf en vraagt veel inspanning en aandacht.
Zowel de online als de offline deelnemers hebben dezelfde aandacht en ‘macht’ en genieten van dezelfde kwaliteit van audio en video.
Wil je iets groots toevoegen aan jouw ALV? Zorg er dan voor dat er verbinding wordt gelegd tussen online en onsite.

Kun je niet voldoen aan deze punten, met name de eerste twee? Dan raden wij je af om niet te beginnen aan een hybride algemene ledenvergadering: kies dan enkel online of onsite.

Welke platforms kun je gebruiken voor een hybride ALV?

Bij een webinar of een ander soort event waarbij je gewoon uitzendt en het besluitvorming aspect niet ertoe doet, dan maakt het platform eigenlijk niet veel uit. Je kunt kijken naar je concept en doelstelling en of dat bij een bepaalde platform aansluit. Bij een hybride algemene ledenvergadering, jaar- of aandeelhoudersvergadering wil je besluitvorming plegen en krijg je te maken met stemprocedures. Dan is de vraag ‘zit ik op het juiste platform?’ heel zinvol en terecht. Zoek een platform waarbij je een aantal punten goed op orde hebt, denk aan:

inschrijvingen: hoe identificeer je de mensen die zich inschrijven? Hoe voorkom je dat er tweemaal met dezelfde link wordt ingelogd?
stemmen: hoe weet je zeker dat één link door één persoon gebruikt kan worden? Dat zijn belangrijke vragen. Zeker wanneer een stemming gaat over een beslissing waarmee veel geld gemoeid is. Dit is zeer belangrijk bij samenkomsten zoals een aandeelhoudersvergadering waarin aandeelhouders stemmen over besluiten.
veiligheid: tijdens een vergadering heb je te maken met vertrouwelijke, persoonlijke informatie. De inhoud van jouw algemene ledenvergadering moet natuurlijk niet de wereld ingeslingerd worden.

Bij B-yourC gebruiken we het platform BigMarker.

Voordelen van een online ALV

Een online (of hybride) algemene ledenvergadering, jaar- of aandeelhoudersvergadering organiseer je dus niet zomaar. Je moet zorgen voor de juiste audio- en videotechniek en een geschikt platform kiezen. Bij een hybride vorm heb je ook zorg voor het creëren van een level playing field voor alle deelnemers
Maar wanneer je bovengenoemde punten hebt afgevinkt, kun je optimaal profiteren van de vele voordelen van een digitale algemene ledenvergadering, denk aan:

het bespaart kostbare reistijd. In het webinar haalt Carel de Vries een voorbeeld aan van leden die voorheen twee uur heen en terug moesten rijden voor een vergadering. Een hybride of online vergaderingvorm scheelt voor hen vier uur reistijd.
de vergaderingen duren korter. Leden stellen de vragen via de chat en slaan daarmee de onnodige aan- en inleiding van de betreffende vraag over.
deelnemers voelen zich gehoord. De leden die bij een 'normale' vergadering lastig vinden om te gaan staan voor een vraag, kunnen nu vanuit hun stoel heel eenvoudig een weloverwogen vraag stellen via de chat.
de kwaliteit van vragen gaat omhoog, omdat je een intelligente selectie kunt maken.
het bespaart een hoop kosten: je hoeft voor een online vergadering geen (grote) zaal te huren voor een dag(deel). Ook de koffie, thee en maaltijden vervallen. Dit punt geldt natuurlijk niet voor de hybride vergaderingvorm. Je hebt dan namelijk te maken met een online én offline situatie. Toch hebben we bij B-yourC fantastische technische oplossingen waardoor de kosten veel lager uitpakken dan bij de bekende aanpak.

Hulp nodig bij het realiseren van een hybride of online (algemene leden)vergadering?

Ben je enthousiast na het lezen van deze blog of het bekijken van de webinar? En wil je graag jouw vergadering (ALV, jaarvergadering of bijvoorbeeld aandeelhoudersvergadering) in een hybride of digitaal jasje steken? We snappen dat je bij zo'n keuze hulp wilt en helpen je graag verder. Wanneer je zelf de techniek wilt oppakken, nodigen we je uit om ons mee te laten denken zodat we je kunnen waarschuwen voor eventuele problemen.

Bij B-yourC delen we onze kennis: zowel op technisch gebied als in het meedenken in het concept en een complete dienstverlening in het organiseren van een hybride of digitale (algemene leden)vergadering. Wij draaien onze hand niet om voor de samensmelting van on- en offline. Sterker nog: als je het goed aanpakt dan is het geen verschil tussen beide vormen van deelnemen.

Bel B-yourC