Hybrid Events

Image
Door Eeuwit Klink

Je hebt er vast al weleens van gehoord: Hybrid Events. Een term die je steeds vaker voorbij hoort komen, maar wat is een Hybrid Event en hoe gaat dit nou precies in zijn werk? Wij vertellen je er alles over in de blog hieronder, welke gebaseerd is op ons webinar omtrent dit onderwerp.

Wat is een Hybrid Event?

De term Hybrid wordt met name herkend in combinatie met auto’s, omdat je auto’s hebt die zowel elektrisch als op brandstof kunnen rijden. Hoe wordt dit dan doorvertaald naar een bredere definitie? Je hebt verschillende soorten varianten van Hybrid, maar waar wij het met jou over gaan hebben is ‘’een nauwe vermenging van ongelijksoortige zaken’’. Hiermee bedoelen we het zowel op locatie als het online hebben van deelnemers, waarbij de onderlinge verschillen zo klein mogelijk worden gemaakt. Het is de kunst om straks een evenement te organiseren, waarbij beide goed in elkaar overvloeien, zodat het altijd een goed lopend proces blijft zonder achtergestelde groepen.

In het geval van evenementen houdt de term Hybrid dus eigenlijk in dat er een situatie is waarbij deelnemers aan een gebeurtenis, zowel op locatie als online (via internet) kunnen deelnemen. Er ontstaat een uniek samenspel tussen deze twee werelden, waarbij het echt een toevoeging voor elkaar wordt. Mensen zullen dit ook zien als een livestream, maar er is een belangrijk verschil. Bij een Hybrid Event probeer je namelijk het optredende verschil tussen deelnemers op locatie en online deelnemers zoveel mogelijk te verkleinen. Deze verkleining zal met name plaats moeten vinden in de conceptuele en technische uitvoering van het evenement. Probeer om de online deelnemers een vergelijkbare ervaring te geven, met een (deels) eigen insteek. Beide doelgroepen hebben andere doelen, waarvoor dus ook een andere aanpak nodig is.

"Een Hybrid Event is een situatie waarbij deelnemers aan een gebeurtenis zowel onsite (op locatie) als als online (via internet) kunnen deelnemen, waarbij het verschil dat hierdoor optreedt zoveel als mogelijk wordt verkleind door de conceptuele en technische uitvoering van de gebeurtenis"

B-yourC

De voordelen van een Hybrid Event

Het grote voordeel van dergelijke evenementen is dat je een groter bereik hebt. Je kunt dus meer mensen bereiken, waarvan in sommige gevallen juist ook de lastiger bereikbare doelgroepen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan mensen met een beperking, welke wellicht niet naar een live evenement kunnen gaan. Zij kunnen door een specifieke online deelname alsnog een gelijkwaardige deelnemer zijn. Ook kun je hierbij denken aan een lagere drempel voor mensen die op een live evenement soms juist terughoudend zijn in het actief deelnemen, maar online deze drempel niet ervaren. Hierdoor kan het ook zo zijn dat de groepsdynamiek totaal veranderd. Daarnaast is het ook makkelijker om bijvoorbeeld bepaalde sprekers uit te nodigen voor een korte tijd. Het wegnemen van de reistijd en de langere voorbereiding zorgen ervoor dat zij wellicht eerder in staat zijn om deel te nemen.

Op het gebied van kosten is het ook interessant om goed te kijken welke vorm van een evenement geschikt is voor jouw organisatie. Is het wel echt nodig om iedereen op locatie te ontvangen? Het kan zeker zo praktisch zijn om een kleinere locatie af te huren, waarbij de overige deelnemers simpelweg live een eigen unieke ervaring kunnen beleven.

Een succesvol Hybrid Event inrichten

Wat het allerbelangrijkste is binnen het opzetten van een goed Hybrid Event, is dat je een gelijkwaardige beleving neerzet voor alle deelnemers. Zij mogen niet het gevoel krijgen dat zij worden ‘’achtergesteld’’ aan de deelnemers die wel op locatie aanwezig zijn. Onderstaande voorwaarden helpen jouw Hybrid Event bij het maken van een gelijkwaardig beleving.

  • Worden in gelijke mate betrokken, zorg ervoor dat iedereen ongeveer hetzelfde beleeft en niet wordt buitengesloten in bepaalde periodes.
  • Een (of meerdere) dagvoorzitter(s) die heel bewust ook de online deelnemers meeneemt.
  • Dezelfde invloed en ‘macht’ in situaties waarin bijvoorbeeld vragen gesteld worden.
  • Genieten van dezelfde kwaliteit audio en video.
  • Verbinding leggen tussen deelnemers op locatie en online.

Wil je jouw Hybrid Event echt tot een goed succes maken? Dan is het belangrijk dat je de mensen online ook echt betrekt bij het doel van je event. Neem de online deelnemer constant eerste rang mee en zorg ervoor dat zij zich niet achtergesteld gaan voelen. Wanneer er bijvoorbeeld vragen gesteld mogen worden, laat dan ook de online deelnemers actief mee doen. Wanneer je een Hybrid Event wil starten, stel jezelf dan eerst de vraag: wat is mijn doel? Welke doelgroepen wil ik bereiken? En, welk concept ga ik kiezen? Weet je dit, dan pas bekijk je welke werkvormen hierbij horen. Ook zul je creatief moeten zijn en voor goede variatie moeten zorgen tussen de twee verschillende publieken. Maak connectie met het live publiek en ontdek de eindeloze technische mogelijkheden tot unieke content voor de online deelnemers. De precieze ervaringen hoeven niet exact gelijk te zijn, maar het gaat om een gelijkwaardige beleving. Beide verdienen een unieke ervaring!

Jouw Hybrid Event organiseren

Inmiddels zal de basis van een Hybrid Event duidelijk zijn, maar wie en wat heb je hier nu voor nodig? Het begint bij een goede voorbereiding. Ga als organisatie ruim op tijd zitten met de voorzitter(s) en technische partner. De technische partner is vaak een cruciale partij die extra beleving kan creëren voor het online deelnemersveld, zoals het mogelijk maken van polls, online sprekers e.d. Het is een creatief proces, waarbij de belangen voor beide deelnemersgroepen anders benaderd moeten worden.

Het regelen van de dagvoorzitter en een locatie is cruciaal. De dagvoorzitter kent een grote rol in het proces, omdat deze de doorslaggevende factor kan zijn bij het echt samenbrengen van de deelnemersgroepen. Leer als organisatie en partijen ook van elkaar als het aankomt op een dergelijk evenement. Bepaal samen met je team wat de doelstellingen zijn voor zowel de deelnemers op locatie als degene die online deelnemen.

Een ander belangrijk punt voor het organiseren van een Hybrid Event is het materiaal. Bij B-yourC hebben wij standaard sets, waarmee het al vrij eenvoudig mogelijk is om een dergelijk evenement te organiseren. De set bestaat onder andere uit lampen, camera’s, microfoons en een mengpaneel. Deze kun je zelf gebruiken of laten regelen door een van onze specialisten. Wat voor apparatuur je ook gebruikt, de kwaliteit is cruciaal. Zorg ervoor dat zowel beeld als audio voldoen aan de juiste kwaliteitsnorm.

Apparatuur Hybrid EventMateriaal Hybrid Event

Hulp nodig bij jouw Hybrid Event?

Het organiseren van een Hybrid Event is niet iets wat je zomaar doet, maar het kan absoluut enorme meerwaarde hebben voor jouw doelgroep. Weet je niet goed waar je moet beginnen of wil je juist nog meer uit jouw Hybrid Event halen? Dan helpt B-yourC je verder. Dit gaat van het huren van apparatuur en het instellen van je technische apparaten, tot het meedenken in het concept of zelfs de gehele dienstverlening omtrent het organiseren van een Hybrid Event. Wij nemen alle zorgen uit handen en gaan graag de uitdaging met jou aan!

Gouden tip: maak tijd voor je programma! Wat is je doel on-en offline, welke energie wil je dat er ontstaat en wat wil je dat de mensen gaan doen. Hier moet je dan uiteindelijk de juiste dagvoorzitter en techniek team voor kiezen.

Bel B-yourC

Webinar: Alles over Hybrid Events

Behoefte aan nog meer toelichting? In onze studio in Gorinchem hebben wij een webinar gegeven over Hybrid Events. Bekijk het volledige webinar hieronder: