Zo word jij een professionele webinar host

Tijdens een webinar is het belangrijk dat de host interactie heeft met de deelnemers. Dit zou kunnen door middel van een Q&A of een chat. Maar wat is nou precies het verschil tussen een Q&A en een chat? Een chat is een niet te modereren ‘bakje’ van alle reacties van deelnemers die het in de chat zetten. Voor sommige webinars is een chat gewenst, als organisaties bijvoorbeeld aan community building willen doen. Stel je hebt een intern webinar met je organisatie en het is lang geleden dat men elkaar heeft gesproken, dan kunnen zij gezellig met elkaar praten in de chat. Echter is dit voor webinars met gevoelige onderwerpen niet gewenst. Het nadeel van een chat is dat het niet te modereren is, waardoor alle deelnemers kunnen sturen wat zij willen. Dit kan ervoor zorgen dat er onwaarheden worden verkondigd. In dat geval zal je de hele tijd bezig moeten zijn met het corrigeren van de onwaarheden, terwijl de aandacht van jouw uitzending daar niet naartoe moet gaan. Is dit het geval? Dan is de Q&A een betere oplossing.

De Q&A werkt als volgt; iemand stelt een vraag en deze vraag komt binnen bij de Q&A moderator. De moderator kiest er vervolgens voor of de vraag eventueel zichtbaar wordt voor de kijkers. Hierdoor kun je niet relevantie vragen dempen. Ook kan je bij de Q&A aangeven dat de vragen later per mail beantwoord worden als deze niet live worden beantwoord. Hierdoor krijgt de deelnemer altijd antwoord op de gestelde vraag.   

Het is belangrijk dat je als host over een aantal competenties beschikt. Hierbij is er onderscheid gemaakt tussen alle webinar vormen en de onafhankelijke host.

Voor alle webinar vormen;

• De host heeft het doel altijd centraal staan. Het doel is namelijk leidend.
• Weten wie de kijker/deelnemer is en wat zijn/haar doel is
• De kijkers/deelnemers het gevoel geven dat ze gezien worden
• Het proces en de inhoud van het webinar uitleggen. Hoelang duurt het? Wanneer begint het? Waar gaat het over?
• Interactie opwekken en ervoor zorgen dat klanten naar je willen kijken en op je reageren
• Het proces bewaken. Hoeveel tijd is er nog? Wat is het doel van het webinar?

 Voor de onafhankelijke host;

• Introduceer de tafelgasten. De tafelgasten zijn vaak experts die niet gewend zijn om voor een camera te spreken.
• Creëer een sfeer
• Wees radicaal neutraal. Het gaat niet om jou als host, maar om het proces en het doel
• Luister, vat samen en zorg ervoor dat kijkers geëngageerd blijven bij het onderwerp

Als host moet je rekening houden met een aantal aspecten. Wat is de content? Wie is het online publiek? Van welke interactievormen wordt er gebruik gemaakt? Zijn er inbelgasten?

1. Het leer webinar
Het doel van een leer webinar is het overdragen van kennis. Bij dit webinar heb je als host nog niet zoveel te doen. Je bent vaak inhoud deskundige, waarbij je content maakt met hetgeen wat jouw publiek wil leren.

2. Webinar
Bij een webinar heeft de kijker invloed op de uitkomst op het verloop van het webinar. Je laat je als host leiden door wat deelnemers in de chat zeggen. Ook bij dit webinar ben je als host inhoud deskundige. Het voordeel hiervan is dat je zelf aan de gang kan gaan met je eigen inhoud. Je hebt hierbij geen externe host nodig. Het zou echter wel kunnen dat je hierdoor te lang doorgaat over hetzelfde onderwerp, waardoor deelnemers kunnen afhaken. Hou hier dus rekening mee! Verder is er sprake van verschillende interactievormen. Denk hierbij aan het gebruiken van de chat, Q&A en polls.

3. Talkshow
Bij een talkshow hebben gasten meer invloed op de uitkomst van het webinar. Dit maakt het voor jou als host wel uitgebreider. Je moet namelijk enerzijds opletten of je vragen binnenkrijgt en anderzijds moet je in staat zijn om een gesprek te leiden. Het is vooral belangrijk dat sprekers niet te veel uitweiden en geen vakjargon gebruiken. Kennen jouw kijkers de vaktermen wel? Als host ben jij verantwoordelijk om de spreker(s) hierbij te helpen. Bij een talkshow zijn er ook studiogasten en/of inbelgasten. Dit maakt de uitzending interactiever.

4. Hybride
Bij hybride uitzendingen staat het publiek centraal. Doordat hybride events zowel online als offline zijn, is hiermee het bereik groter. Deelnemers kunnen ervoor kiezen om online deel te nemen aan de uitzending of onsite. Onsite publiek is publiek dat aanwezig is in de zaal. Voor alle deelnemers wordt het zo interactief mogelijk gemaakt. Kan je er dus niet onsite bij zijn? Dan is dat geen probleem! Online ervaar je net zoveel als onsite.

Het is als host de truc om de interactie op te bouwen tijdens een uitzending. Interactie is namelijk een van de grootste succesfactoren van een webinar. Maar hoe bouw je de interactie op tijdens een uitzending? Begin met een gesloten vraag. Op deze manier zullen deelnemers niet schromen om antwoord te geven. Door antwoord te geven op een gesloten vraag kan je als kijker niet voor gek staan. Hierdoor is gelijk de eerste verbinding gelegd. Daarnaast is het als host ook belangrijk om te coderen. Stel je als host een korte vraag, dan zal je ook een kort antwoord krijgen. Laat dus aan je publiek merken wat voor antwoord je wilt hebben. Neem ze aan de hand mee en bouw langzaam op.

Als de wens van de kijker niet goed tot je komt, ben je tijdens een webinar minder goed in staat om het verloop van je webinar aan te passen. Als host is het belangrijk om goed na te denken over bepaalde aspecten. Wie is de doelgroep? Wie is er geregistreerd voor het webinar? Welke ankers hebben de deelnemers nodig om wijs te worden uit deze uitzending? Indien deze aspecten duidelijk zijn, kan je als host het doel goed voor ogen houden en ervoor zorgen dat de sprekers zich comfortabel zullen voelen.

Het is daarnaast belangrijk om als host op de hoogte te zijn van de inhoud van de uitzending. Je hoeft geen expert te zijn van het onderwerp, maar je moet wel kunnen aanvoelen wat belangrijk is en wat niet. Het is dus belangrijk om als host gevoel te hebben voor de kern van de boodschap.

De host kan gefaciliteerd worden met verschillende middelen. Tegenover de host staat de confidence monitor. Op de confidence monitor kan de host zichzelf zien zoals hij/zij wordt uitgezonden. Bovenaan op de confidence monitor komt er een rode indicator balk tevoorschijn in het geval dat er een vraag in de Q&A of chat wordt gesteld. Hierdoor weet de host dat er op de tablet gekeken kan worden om de vraag voor te leggen. Ideaal, toch? Ook kan de host via de tablet en de confidence monitor zien hoe laat het is en hoeveel tijd er nog over is tot het einde van de uitzending. Verder heeft de host een oordopje in. Via dit oordopje kan de regie informatie doorgeven aan de host, zoals bijvoorbeeld de resultaten van een poll.

Een webinar zal altijd van waarde blijven, omdat het de ontmoeting is met elkaar. Je hoeft niet te reizen, waardoor je als organisatie bijdraagt aan de duurzaamheid. Ook zien we de brandstofprijzen enorm stijgen, waardoor dit voor jou ook kostenbesparend is. Het is belangrijk om het webinar goed vorm te geven. Maar hoe doe je dat precies? Zorg ervoor dat de doelgroep heeft gekregen wat zij verwachtten. Een goede voorbereiding is key. Het is van belang om de doelgroep en de doelstelling scherp houden, zodat je je concept hierop kunt aanpassen. Werk aan je interactie en zorg voor een goede host. Heb je dit onder de knieën? Dan is jouw webinar zeker geslaagd!

Ben je enthousiast na het lezen van deze blog of het bekijken van het webinar? En wil je graag meer leren over hoe je een professionele webinar host wordt? Dan helpt B-yourC je graag verder. Wacht niet langer en neem zo snel mogelijk contact met ons op!