Webinar | Hybride Events… Maar hoe?

6 mei 2021

Nicole, Eeuwit en een interessante tafelgast bespreken de mogelijke valkuilen en geven tips om jouw Hybrid Event tot een succes te maken.

Hoe richt je een Hybrid Event in?
Wie heb je nodig?
Wat heb je nodig?

Wat is het verschil tussen een Q&A en een chat?

Gedurende een webinar is het belangrijk dat de host interactie heeft met de deelnemers. Dit zou kunnen door middel van een Q&A of een chat. Maar wat is nou precies het verschil tussen een Q&A en een chat? Een chat is een niet te modereren ‘bakje’ van alle reacties van deelnemers die het in de chat zetten. Voor sommige webinars is een chat gewenst, als organisaties bijvoorbeeld aan community building willen doen. Stel je hebt een intern webinar met je organisatie en het is lang geleden dat men elkaar heeft gesproken, dan kunnen zij gezellig met elkaar praten in de chat. Echter is dit voor webinars met gevoelige onderwerpen niet gewenst. Het nadeel van een chat is dat het niet te modereren is, waardoor alle deelnemers kunnen sturen wat zij willen. Dit kan ervoor zorgen dat er onwaarheden worden verkondigd. In dat geval zal je de hele tijd bezig moeten zijn met het corrigeren van de onwaarheden, terwijl de aandacht van jouw uitzending daar niet naartoe moet gaan. Is dit het geval? Dan is de Q&A een betere oplossing. De Q&A werkt als volgt; iemand stelt een vraag en deze vraag komt binnen bij de Q&A moderator. De moderator kiest er vervolgens voor of de vraag eventueel zichtbaar wordt voor de kijkers. Hierdoor kun je niet relevantie vragen dempen. Ook kan je bij de Q&A aangeven dat de vragen later per mail beantwoord worden als deze niet live worden beantwoord. Hierdoor krijgt de deelnemer altijd antwoord op de gestelde vraag.

Wat moet een host allemaal kunnen?

Het is belangrijk dat je als host over een aantal competenties beschikt. Hierbij is er onderscheid gemaakt tussen alle webinar vormen en de onafhankelijke host.

Voor alle webinar vormen;

De host heeft het doel altijd centraal staan. Het doel is namelijk leidend.
Weten wie de kijker/deelnemer is en wat zijn/haar doel is
De kijkers/deelnemers het gevoel geven dat ze gezien worden
Het proces en de inhoud van het webinar uitleggen. Hoelang duurt het? Wanneer begint het? Waar gaat het over?
Interactie opwekken en ervoor zorgen dat klanten naar je willen kijken en op je reageren
Het proces bewaken. Hoeveel tijd is er nog? Wat is het doel van het webinar?

Voor de onafhankelijke host;

Introduceer de tafelgasten. De tafelgasten zijn vaak experts die niet gewend zijn om voor een camera te spreken.
Creëer een sfeer
Wees radicaal neutraal. Het gaat niet om jou als host, maar om het proces en het doel
Luister, vat samen en zorg ervoor dat kijkers geëngageerd blijven bij het onderwerp

Verschillende webinar formats

Als host moet je rekening houden met een aantal aspecten. Wat is de content? Wie is het online publiek? Van welke interactievormen wordt er gebruik gemaakt? Zijn er inbelgasten?

1. Het leer webinar
Het doel van een leer webinar is het overdragen van kennis. Bij dit webinar heb je als host nog niet zoveel te doen. Je bent vaak inhoud deskundige, waarbij je content maakt met hetgeen wat jouw publiek wil leren.

2. Webinar
Bij een webinar heeft de kijker invloed op de uitkomst op het verloop van het webinar. Je laat je als host leiden door wat deelnemers in de chat zeggen. Ook bij dit webinar ben je als host inhoud deskundige. Het voordeel hiervan is dat je zelf aan de gang kan gaan met je eigen inhoud. Je hebt hierbij geen externe host nodig. Het zou echter wel kunnen dat je hierdoor te lang doorgaat over hetzelfde onderwerp, waardoor deelnemers kunnen afhaken. Hou hier dus rekening mee! Verder is er sprake van verschillende interactievormen. Denk hierbij aan het gebruiken van de chat, Q&A en polls.

3. Talkshow
Bij een talkshow hebben gasten meer invloed op de uitkomst van het webinar. Dit maakt het voor jou als host wel uitgebreider. Je moet namelijk enerzijds opletten of je vragen binnenkrijgt en anderzijds moet je in staat zijn om een gesprek te leiden. Het is vooral belangrijk dat sprekers niet te veel uitweiden en geen vakjargon gebruiken. Kennen jouw kijkers de vaktermen wel? Als host ben jij verantwoordelijk om de spreker(s) hierbij te helpen. Bij een talkshow zijn er ook studiogasten en/of inbelgasten. Dit maakt de uitzending interactiever.

4. Hybride
Bij hybride uitzendingen staat het publiek centraal. Doordat hybride events zowel online als offline zijn, is hiermee het bereik groter. Deelnemers kunnen ervoor kiezen om online deel te nemen aan de uitzending of onsite. Onsite publiek is publiek dat aanwezig is in de zaal. Voor alle deelnemers wordt het zo interactief mogelijk gemaakt. Kan je er dus niet onsite bij zijn? Dan is dat geen probleem! Online ervaar je net zoveel als onsite.

De host en de kijker

Het is als host de truc om de interactie op te bouwen tijdens een uitzending. Interactie is namelijk een van de grootste succesfactoren van een webinar. Maar hoe bouw je de interactie op tijdens een uitzending? Begin met een gesloten vraag. Op deze manier zullen deelnemers niet schromen om antwoord te geven. Door antwoord te geven op een gesloten vraag kan je als kijker niet voor gek staan. Hierdoor is gelijk de eerste verbinding gelegd. Daarnaast is het als host ook belangrijk om te coderen. Stel je als host een korte vraag, dan zal je ook een kort antwoord krijgen. Laat dus aan je publiek merken wat voor antwoord je wilt hebben. Neem ze aan de hand mee en bouw langzaam op.

De host en de inhoud

Als de wens van de kijker niet goed tot je komt, ben je tijdens een webinar minder goed in staat om het verloop van je webinar aan te passen. Als host is het belangrijk om goed na te denken over bepaalde aspecten. Wie is de doelgroep? Wie is er geregistreerd voor het webinar? Welke ankers hebben de deelnemers nodig om wijs te worden uit deze uitzending? Indien deze aspecten duidelijk zijn, kan je als host het doel goed voor ogen houden en ervoor zorgen dat de sprekers zich comfortabel zullen voelen.

Het is daarnaast belangrijk om als host op de hoogte te zijn van de inhoud van de uitzending. Je hoeft geen expert te zijn van het onderwerp, maar je moet wel kunnen aanvoelen wat belangrijk is en wat niet. Het is dus belangrijk om als host gevoel te hebben voor de kern van de boodschap.

Met welke middelen kan je de host faciliteren?

De host kan gefaciliteerd worden met verschillende middelen. Tegenover de host staat de confidence monitor. Op de confidence monitor kan de host zichzelf zien zoals hij/zij wordt uitgezonden. Bovenaan op de confidence monitor komt er een rode indicator balk tevoorschijn in het geval dat er een vraag in de Q&A of chat wordt gesteld. Hierdoor weet de host dat er op de tablet gekeken kan worden om de vraag voor te leggen. Ideaal, toch? Ook kan de host via de tablet en de confidence monitor zien hoe laat het is en hoeveel tijd er nog over is tot het einde van de uitzending. Verder heeft de host een oordopje in. Via dit oordopje kan de regie informatie doorgeven aan de host, zoals bijvoorbeeld de resultaten van een poll.

Waarom is een webinar belangrijk?

Een webinar zal altijd van waarde blijven, omdat het de ontmoeting is met elkaar. Je hoeft niet te reizen, waardoor je als organisatie bijdraagt aan de duurzaamheid. Ook zien we de brandstofprijzen enorm stijgen, waardoor dit voor jou ook kostenbesparend is. Het is belangrijk om het webinar goed vorm te geven. Maar hoe doe je dat precies? Zorg ervoor dat de doelgroep heeft gekregen wat zij verwachtten. Een goede voorbereiding is key. Het is van belang om de doelgroep en de doelstelling scherp houden, zodat je je concept hierop kunt aanpassen. Werk aan je interactie en zorg voor een goede host. Heb je dit onder de knie? Dan is jouw webinar zeker geslaagd!

Je hebt er vast al weleens van gehoord: Hybrid Events. Een term die je steeds vaker voorbij hoort komen, maar wat is een Hybrid Event en hoe gaat dit nou precies in zijn werk? Wij vertellen je er alles over in onze webinar. Geen tijd om de volledige webinar te kijken? Geen probleem! We hebben de belangrijkste punten ook nog voor je samengevat.

Wat is een Hybrid Event?

De term Hybrid wordt met name herkend in combinatie met auto’s, omdat je auto’s hebt die zowel elektrisch als op brandstof kunnen rijden. Hoe wordt dit dan doorvertaald naar een bredere definitie? Je hebt verschillende soorten varianten van Hybrid, maar waar wij het met jou over gaan hebben is ‘’een nauwe vermenging van ongelijksoortige zaken’’. Hiermee bedoelen we het zowel op locatie als het online hebben van deelnemers, waarbij de onderlinge verschillen zo klein mogelijk worden gemaakt. Het is de kunst om straks een evenement te organiseren, waarbij beide goed in elkaar overvloeien, zodat het altijd een goed lopend proces blijft zonder achtergestelde groepen.

In het geval van evenementen houdt de term Hybrid dus eigenlijk in dat er een situatie is waarbij deelnemers aan een gebeurtenis, zowel op locatie als online (via internet) kunnen deelnemen. Er ontstaat een uniek samenspel tussen deze twee werelden, waarbij het echt een toevoeging voor elkaar wordt. Mensen zullen dit ook zien als een livestream, maar er is een belangrijk verschil. Bij een Hybrid Event probeer je namelijk het optredende verschil tussen deelnemers op locatie en online deelnemers zoveel mogelijk te verkleinen. Deze verkleining zal met name plaats moeten vinden in de conceptuele en technische uitvoering van het evenement. Probeer om de online deelnemers een vergelijkbare ervaring te geven, met een (deels) eigen insteek. Beide doelgroepen hebben andere doelen, waarvoor dus ook een andere aanpak nodig is.

"Een Hybrid Event is een situatie waarbij deelnemers aan een gebeurtenis zowel onsite (op locatie) als als online (via internet) kunnen deelnemen, waarbij het verschil dat hierdoor optreedt zoveel als mogelijk wordt verkleind door de conceptuele en technische uitvoering van de gebeurtenis"
B-yourC

De voordelen van een Hybrid Event

Het grote voordeel van dergelijke evenementen is dat je een groter bereik hebt. Je kunt dus meer mensen bereiken, waarvan in sommige gevallen juist ook de lastiger bereikbare doelgroepen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan mensen met een beperking, welke wellicht niet naar een live evenement kunnen gaan. Zij kunnen door een specifieke online deelname alsnog een gelijkwaardige deelnemer zijn. Ook kun je hierbij denken aan een lagere drempel voor mensen die op een live evenement soms juist terughoudend zijn in het actief deelnemen, maar online deze drempel niet ervaren. Hierdoor kan het ook zo zijn dat de groepsdynamiek totaal veranderd. Daarnaast is het ook makkelijker om bijvoorbeeld bepaalde sprekers uit te nodigen voor een korte tijd. Het wegnemen van de reistijd en de langere voorbereiding zorgen ervoor dat zij wellicht eerder in staat zijn om deel te nemen.

Op het gebied van kosten is het ook interessant om goed te kijken welke vorm van een evenement geschikt is voor jouw organisatie. Is het wel echt nodig om iedereen op locatie te ontvangen? Het kan zeker zo praktisch zijn om een kleinere locatie af te huren, waarbij de overige deelnemers simpelweg live een eigen unieke ervaring kunnen beleven.

Een succesvol Hybrid Event inrichten

Wat het allerbelangrijkste is binnen het opzetten van een goed Hybrid Event, is dat je een gelijkwaardige beleving neerzet voor alle deelnemers. Zij mogen niet het gevoel krijgen dat zij worden ‘’achtergesteld’’ aan de deelnemers die wel op locatie aanwezig zijn. Onderstaande voorwaarden helpen jouw Hybrid Event bij het maken van een gelijkwaardig beleving.

Worden in gelijke mate betrokken, zorg ervoor dat iedereen ongeveer hetzelfde beleeft en niet wordt buitengesloten in bepaalde periodes.
Een (of meerdere) dagvoorzitter(s) die heel bewust ook de online deelnemers meeneemt.
Dezelfde invloed en ‘macht’ in situaties waarin bijvoorbeeld vragen gesteld worden.
Genieten van dezelfde kwaliteit audio en video.
Verbinding leggen tussen deelnemers op locatie en online.

Wil je jouw Hybrid Event echt tot een goed succes maken? Dan is het belangrijk dat je de mensen online ook echt betrekt bij het doel van je event. Neem de online deelnemer constant eerste rang mee en zorg ervoor dat zij zich niet achtergesteld gaan voelen. Wanneer er bijvoorbeeld vragen gesteld mogen worden, laat dan ook de online deelnemers actief mee doen. Wanneer je een Hybrid Event wil starten, stel jezelf dan eerst de vraag: wat is mijn doel? Welke doelgroepen wil ik bereiken? En, welk concept ga ik kiezen? Weet je dit, dan pas bekijk je welke werkvormen hierbij horen. Ook zul je creatief moeten zijn en voor goede variatie moeten zorgen tussen de twee verschillende publieken. Maak connectie met het live publiek en ontdek de eindeloze technische mogelijkheden tot unieke content voor de online deelnemers. De precieze ervaringen hoeven niet exact gelijk te zijn, maar het gaat om een gelijkwaardige beleving. Beide verdienen een unieke ervaring!

Jouw Hybrid Event organiseren

Inmiddels zal de basis van een Hybrid Event duidelijk zijn, maar wie en wat heb je hier nu voor nodig? Het begint bij een goede voorbereiding. Ga als organisatie ruim op tijd zitten met de voorzitter(s) en technische partner. De technische partner is vaak een cruciale partij die extra beleving kan creëren voor het online deelnemersveld, zoals het mogelijk maken van polls, online sprekers e.d. Het is een creatief proces, waarbij de belangen voor beide deelnemersgroepen anders benaderd moeten worden.

Het regelen van de dagvoorzitter en een locatie is cruciaal. De dagvoorzitter kent een grote rol in het proces, omdat deze de doorslaggevende factor kan zijn bij het echt samenbrengen van de deelnemersgroepen. Leer als organisatie en partijen ook van elkaar als het aankomt op een dergelijk evenement. Bepaal samen met je team wat de doelstellingen zijn voor zowel de deelnemers op locatie als degene die online deelnemen.

Een ander belangrijk punt voor het organiseren van een Hybrid Event is het materiaal. Bij B-yourC hebben wij standaard sets, waarmee het al vrij eenvoudig mogelijk is om een dergelijk evenement te organiseren. De set bestaat onder andere uit lampen, camera’s, microfoons en een mengpaneel. Deze kun je zelf gebruiken of laten regelen door een van onze specialisten. Wat voor apparatuur je ook gebruikt, de kwaliteit is cruciaal. Zorg ervoor dat zowel beeld als audio voldoen aan de juiste kwaliteitsnorm.

Hulp nodig bij jouw Hybrid Event?

Het organiseren van een Hybrid Event is niet iets wat je zomaar doet, maar het kan absoluut enorme meerwaarde hebben voor jouw doelgroep. Weet je niet goed waar je moet beginnen of wil je juist nog meer uit jouw Hybrid Event halen? Dan helpt B-yourC je verder. Dit gaat van het huren van apparatuur en het instellen van je technische apparaten, tot het meedenken in het concept of zelfs de gehele dienstverlening omtrent het organiseren van een Hybrid Event. Wij nemen alle zorgen uit handen en gaan graag de uitdaging met jou aan!

Gouden tip: maak tijd voor je programma! Wat is je doel on-en offline, welke energie wil je dat er ontstaat en wat wil je dat de mensen gaan doen. Hier moet je dan uiteindelijk de juiste dagvoorzitter en techniek team voor kiezen.

Bel B-yourC