Want doordat binnen grote organisaties vrijwel alles nu online wordt vormgegeven, wordt al snel van het evenemententeam verwacht dat ze dit kunnen begeleiden. Niet zo’n probleem als dit gaat om grotere events, waarbij een deel van de opgave wordt geoutsourcet. Het heeft bij ons in de studio storm gelopen met partijen die hun events omzetten naar online varianten. Als we dit samen met de klant doen, dan leidt dat tot een creatief proces, waarin we teruggaan naar de doelstelling van het event. We geven het vervolgens opnieuw zodat een variant ontstaat die de impact heeft die gewenst is.  

Maar steeds vaker wordt daarin, terecht overigens, een kostenafweging gemaakt. Kunnen we het zelf, zonder hulp? Veel organisaties hebben immers Teams, Zoom of een ander platform waarop men werkt. Als dan de keuze op ‘zelf doen’ valt, dan wordt het evenemententeam met de organisatie belast. En hier ontstaat soms een probleem, want het is een wezensvreemde taak voor deze mensen.  Ze voelen zich er helemaal niet senang bij, en dat is niet vreemd. 

Een goed online event rust doorgaans op drie pijlers; competenties, hardware en software. En als geen ander weten wij wat er bij komt kijken als je een serieus online event uit wilt voeren. Goede verbindingen, goede camera’s en microfoons, belichting, mogelijkheden om afbeeldingen en video’s te tonen, grafische vormgeving, conceptuele en procedurele uitdagingen zoals (rechtsgeldig)  stemmen, breakout rooms, pauzemomenten met aftelklokken, het integreren van andere platforms zoals slido of menti, voor bijvoorbeeld wordclouds. Niet alleen moet je de kennis hebben om het goed in te richten (incl. alle valkuilen die het heeft), maar ook de hardware moet het allemaal trekken. Het gebeurt veel dat er veel te veel gevraagd wordt van laptops die prima zijn voor kantoorgebruik, of dat er bijvoorbeeld microfoons gebruikt worden die gaan rondzingen. Of dat er onvoldoende kennis is van hoe een platform werkt, waardoor de helft van de vergadering de screenshare niet kan zien, wisselingen van sprekers gemankeerd uitgevoerd worden, waardoor irritatie ontstaat bij anderen aanwezigen. 

Om die reden hebben we een model ontwikkeld, waarin 3 aspecten langs de meetlat worden gelegd.  En bij het ranken van de aspecten wordt dit telkens gedaan vanuit de vraag: wat is de doelstelling voor de doelgroep?  

Het zijn de volgende drie aspecten: 

• Gewenste audiovisuele kwaliteit 
• Conceptuele complexiteit
• Eigen bekwaamheid

Voor interne communicatie binnen een klein team is het vaak minder relevant wat de audiovisuele kwaliteit is van een online meeting. Je collega zit mogelijk in een joggingbroek en een shirtje voor de webcam van een laptop en op de achtergrond horen we het koffie-apparaat. De kwaliteit van de camera en microfoon is in dit scenario waarschijnlijk niet bepalend voor het succes van deze meeting. 

Anders is het, als je met meerdere mensen uit je team een professionele sales-presentatie wilt geven. Of als je als afdeling van een grote organisatie graag wilt uitstralen dat je de boel goed op orde hebt. Een goede indruk wekken is opeens veel belangrijker geworden. Of als je de uitzending opneemt en deze later veelvuldig on demand wilt aanbieden. En we weten allemaal, goed beeld en geluid maakt een belangrijk onderdeel uit van de kwaliteit van je communicatie. Hier is de kwaliteit van je camera, je achtergrond, je belichting, je microfoon opeens belangrijk. En ook de akoestiek van de ruimte, je internetverbinding, de kwaliteit van je computer en de mogelijkheden van je visualisatie worden opeens veel meer relevant. Het goede nieuws is, op deze as is aanschaf van apparatuur leidend, al moet je met die apparatuur wel leren omgaan. Dit leren we je overigens graag. We hebben een heel aantal klanten die zelf in staat zijn om uit te zenden op zeer hoog audiovisueel niveau!

Er is een grens te trekken tot waar je zelf een online event kan hosten. In het onderstaande model worden een aantal voorbeelden gegeven van online events en hoe je ze positioneert qua complexiteit en kwaliteit. Daarbij zijn een aantal vaardigheidsniveaus toegevoegd.  

Het is relevant of de y-as of de x-as voornamelijk bepalend is voor het gekozen niveau. Als het vooral de audiovisuele kwaliteit is, dan moet je vooral investeren in goede apparatuur (camera’s, microfoons). Daarbij heb je ook de kennis en vaardigheden nodig om de apparatuur goed in te stellen. Wij leveren aan veel klanten de Webi-Pro, waarbij we een training geven. Vervolgens zijn deze klanten in staat om uitzendingen te doen van hoogstaande audiovisuele kwaliteit. 

Zo eenvoudig ligt het niet als je ook hoog scoort op de conceptuele complexiteit. In dat geval is het gepast een waarschuwing af te geven. Er komen zoveel factoren bij kijken dat je echt vakbekwaam moet zijn. Dit geldt al in niveau 3, maar zeker in 4 en 5. Dus scoor je hoog op de y-as? Laat je bijstaan!

Hierbij definiëren wij de niveaus als volgt: 

1. Met je laptop vanuit huis. Enige kennis van Windows, je platform (Teams, Zoom etc.) is gewenst. 
   
   
2. Met je laptop, vanuit huis of kantoor. Vaak een externe microfoon en/of eenvoudige webcam. Soms wordt een lamp toegevoegd voor betere belichting. Goede kennis van het  (webinar)platform is gewenst. Aanvullende kennis qua presentatietechnieken, online interactie, screen sharing en afbeeldings- en videoformaten is een pre. 
   
   
3. Hoge conceptuele complexiteit: Het koppelen van meerdere platforms, het combineren van camera met beelden. Hier komt functiescheiding vaak aan de orde. Host, moderator, technisch regisseur. Het wordt een teamprestatie en er moet geoefend worden op uitvoering en communicatie onderling. Hoge AV kwaliteit: Hier wordt een externe bovengemiddeld goede microfoon gebruikt. Deze kun je meestal niet direct in een computer steken, maar dit gaat via mengpaneel. Eventueel meerdere microfoons. Een camera die kan zoomen en waarbij belichtingsinstellingen handmatig aan te passen zijn. 
   
   
4. Hoge conceptuele complexiteit: Veel sprekers die wisselen, meerdere presentaties, meerdere video’s. Grafisch meer gebruik van Picture in Picture. Dus vooraf meer aandacht nodig voor voorbereiding van visuals. Bovengemiddeld competent op grafische vormgeving en verstand van bestandsformaten. (gebruik van; photoshop, illustrator, Premiere etc. komt in zicht.) Hoge AV kwaliteit: Naast de goede camera en microfoon uit niveau 3, komt er nu ook belichting bij. En decor met bijbehorende belichting. Er wordt meer kennis gevraagd van compositie, inrichting en instellingen van av-middelen. 
   
   
5. Hoge conceptuele complexiteit: Er lopen veel verbindingen tussen apparaten. Omstandigheden worden complex. Het koppelen van twee studio’s of koppelen met mobiele oplossingen. Verstand van netwerktechnologie, audio-routering, belichtings-systemen (DMX), bandbreedtes, eigenschappen van kabels en het veilig werken daarmee. Werken onder druk wordt hier relevant. Veelal een splitsing tussen regisseur en medewerkers die de knoppen bedienen. Dry runs worden vereist. Hoge AV kwaliteit: Volledig uitgebalanceerde en juist geconfigureerde opstelling is noodzakelijk. Camera, microfoon, licht, decor, computer en verbinding hebben geen geheimen meer voor jou. Ook je online presentatievaardigheden komen op een zeer hoog niveau. Spreken voor de camera is een kern-competentie voor je.

6. Don’t even think about it!