De online event scale 

Veel grotere organisaties hebben een medewerker of team dat verantwoordelijk is voor het  organiseren van evenementen. Voor hen is er het afgelopen jaar veel veranderd. Er is veel werk  weggevallen, maar ook blijkt uit gesprekken die we met hen voerden, dat er iets nieuws van hen  wordt verwacht waarmee ze helemaal niet bekend waren.

Het nieuwe normaal

Want doordat binnen grote organisaties vrijwel alles nu online wordt vormgegeven, wordt al snel van  het evenemententeam verwacht dat ze dit kunnen begeleiden. Niet zo’n probleem als dit gaat om  grotere events, waarbij een deel van de opgave wordt outsourcet. Het heeft bij ons in de studio  storm gelopen met partijen die hun events omzetten naar online varianten. Als we dit samen met de  klant doen, dan leidt dat tot een creatief proces, waarin we teruggaan naar de doelstelling van het  event. We geven het vervolgens opnieuw zodat een variant ontstaat die de impact heeft die gewenst  is.  

Maar steeds vaker wordt daarin, terecht overigens, een kostenafweging gemaakt. Kunnen we het zelf, zonder hulp? Veel organisaties hebben immers Teams, Zoom of een ander platform waarop men werkt. Als dan de keuze op ‘zelf doen’ valt, dan wordt het evenemententeam met de organisatie  belast. En hier ontstaat soms een probleem, want het is een wezensvreemde taak voor deze mensen.  Ze voelen zich er helemaal niet senang bij, en dat is niet vreemd. 

Een goed online event rust doorgaans op drie pijlers; competenties, hardware en software. En als  geen ander weten wij wat er bij komt kijken als je een serieus online event uit wilt voeren. Goede verbindingen, goede camera’s en microfoons, belichting, mogelijkheden om afbeeldingen en video’s  te tonen, grafische vormgeving, conceptuele en procedurele uitdagingen zoals (rechtsgeldig)  stemmen, breakout rooms, pauzemomenten met aftelklokken, het integreren van andere platforms  zoals slido of menti, voor bijvoorbeeld wordclouds. Niet alleen moet je de kennis hebben om het goed in te richten (incl. alle valkuilen die het heeft), maar ook de hardware moet het allemaal  trekken. Het gebeurt veel dat er veel te veel gevraagd wordt van laptops die prima zijn voor  kantoorgebruik, of dat er bijvoorbeeld microfoons gebruikt worden die gaan rondzingen. Of dat er  onvoldoende kennis is van hoe een platform werkt, waardoor de helft van de vergadering de screenshare niet kan zien, wisselingen van sprekers gemankeerd uitgevoerd worden, waardoor irritatie ontstaat bij anderen aanwezigen. 

Om die reden hebben we een model ontwikkeld, waarin 3 aspecten langs de meetlat worden gelegd.  En bij het ranken van de aspecten wordt dit telkens gedaan vanuit de vraag: wat is de doelstelling  voor de doelgroep?  

Het zijn de volgende drie aspecten: 

  • Gewenste audiovisuele kwaliteit 
  • Conceptuele complexiteit
  • Eigen bekwaamheid
Webinar regie Zo organiseer je een succesvol webinar Image

Gewenste audiovisuele kwaliteit

Voor interne communicatie binnen een klein team is het vaak minder relevant wat de audiovisuele  kwaliteit is van een online meeting. Je collega zit mogelijk in een joggingbroek en een shirtje voor de  webcam van een laptop en op de achtergrond horen we het koffie-apparaat. De kwaliteit van de  camera en microfoon is in dit scenario waarschijnlijk niet bepalend voor het succes van deze  meeting. 

Anders is het, als je met meerdere mensen uit je team een professionele sales-presentatie wilt  geven. Of als je als afdeling van een grote organisatie graag wilt uitstralen dat je de boel goed op  orde hebt. Een goede indruk wekken is opeens veel belangrijker geworden. Of als je de uitzending  opneemt en deze later veelvuldig on demand wilt aanbieden. En we weten allemaal, goed beeld en  geluid maakt een belangrijk onderdeel uit van de kwaliteit van je communicatie. Hier is de kwaliteit  van je camera, je achtergrond, je belichting, je microfoon opeens belangrijk. En ook de akoestiek van de ruimte, je internetverbinding, de kwaliteit van je computer en de mogelijkheden van je visualisatie  worden opeens veel mee relevant. Het goede nieuws is, op deze as is aanschaf van apparatuur  leidend, al moet je met die apparatuur wel leren omgaan. Dit leren we je overigens graag. We  hebben een heel aantal klanten die zelf in staat zijn om uit te zenden op zeer hoog audiovisueel niveau!

Conceptuele complexiteit

Online de gewenste beleving creëren is een vak apart. Naast de bovengenoemde kwaliteit is ook  creëren van het juiste concept belangrijk. Wil je een talkshow, een duo-presentatie, veel of weinig  interactie, veel gesprek of juist veel visuals, veel (inbellende) sprekers of juist niet, wisselen tussen  centrale en decentrale sessies? De veelheid aan handelingen neemt toe naarmate het concept  complexer wordt. Vaak wordt voor complexere producties gebruik gemaakt van aparte  productiesoftware, zoals OBS, vMix of Wirecast. Deze applicaties moet je leren kennen en ermee  leren werken. Daarnaast moet je bij complexe producties het werk verdelen over meerdere  computers en andere apparatuur. Alle apparaten moeten op de juiste manier met elkaar verbonden  worden, dit kunnen delicate processen zijn. Onderschat ook de bediening van de audio niet. Het  koppelen van meerdere mensen en computers kan ongewenste feedback loops met zich  meebrengen. Als het vooral de conceptuele complexiteit is die hoog is, dan is voornamelijk zeer  goede kennis van software en platforms relevant. Laat je niet verrassen door features die op het  eerste gezicht een goede oplossing lijken, maar op het moment supreme niet blijken te werken in  deze specifieke toepassing. Het aantal camera’s, microfoons, computers etc nemen veelal toe als je  concept complexer wordt.

Eigen bekwaamheid

Als er uit bovenstaande twee aspecten een beeld is ontstaan van wat gevraagd wordt, dan is een  heel belangrijke vraag of je daarover genoeg kennis en vaardigheden bezit om aan de opgave te  voldoen. Dit kan gaan over hardware (camera’s, microfoons, lampen, computers), maar ook over  visuele vormging (afbeeldingen opmaken, video’s in de juiste formaten en bestandsextensies, 

decorstukken en achtergronden opmaken en belichten), presentatietechnieken ( hoe open en sluit je een online event, welke gesprekstechnieken pas je toe, hoe stimuleer je online interactie, hoe geef je  leiding aan het proces?) Doorgaans bezit één iemand niet alle vaardigheden die op zo’n moment  nodig zijn.

Afbreukrisico

Een vierde aspect is afbreukrisico. Deze is zo algemeen, dat die niet in het model is opgenomen. Toch  kan gezegd worden dat naarmate het afbreukrisico groter wordt, het verstandig kan zijn om een  expert te betrekken bij je productie.

Vaardigheidsniveaus

Er is een grens te trekken tot waar je zelf een online event kan hosten. In het onderstaande model  worden een aantal voorbeelden gegeven van online events en hoe je ze positioneert qua  complexiteit en kwaliteit. Daarbij zijn een aantal vaardigheidsniveaus toegevoegd.  

Het is relevant of de y-as of de x-as voornamelijk bepalend is voor het gekozen niveau. Als het vooral  de audiovisuele kwaliteit is, dan moet je vooral investeren in goede apparatuur (camera’s,  microfoons). Daarbij heb je ook de kennis en vaardigheden nodig om de apparatuur goed in te  stellen. Wij leveren aan veel klanten de Webi-Pro, waarbij we een training geven. Vervolgens zijn  deze klanten in staat om uitzendingen te doen van hoogstaande audiovisuele kwaliteit. 

Zo eenvoudig ligt het niet als je ook hoog scoort op de conceptuele complexiteit. In dat geval is het  gepast een waarschuwing af te geven. Er komen zoveel factoren bij kijken dat je echt vakbekwaam  moet zijn. Dit geldt al in niveau 3, maar zeker in 4 en 5. Dus scoor je hoog op de y-as? Laat je bijstaan!

Online Event scale

Hierbij definiëren wij de niveaus als volgt: 

  1. Met je laptop vanuit huis. Enige kennis van Windows, je platform (Teams, Zoom etc) is  gewenst. 

  2. Met je laptop, vanuit huis of kantoor. Vaak een externe microfoon en/of eenvoudige  webcam. Soms wordt een lamp toegevoegd voor betere belichting. Goede kennis van het  (webinar)platform is gewenst. Aanvullende kennis qua presentatietechnieken, online  interactie, screen sharing en afbeeldings- en videoformaten is een pre. 

  3. Hoge conceptuele complexiteit: Het koppelen van meerdere platforms, het combineren van  camera met beelden. Hier komt functiescheiding vaak aan de orde. Host, moderator,  technisch regisseur. Het wordt een teamprestatie en er moet geoefend worden op uitvoering  en communicatie onderling. Hoge AV kwaliteit: Hier wordt een externe bovengemiddeld goede microfoon gebruikt. Deze  kun je meestal niet direct in een computer steken, maar dit gaat via mengpaneel. Eventueel  meerdere microfoons. Een camera die kan zoomen en waarbij belichtingsinstellingen  handmatig aan te passen zijn. 
  1. Hoge conceptuele complexiteit: Veel sprekers die wisselen, meerdere presentaties,  meerdere video’s. Grafisch meer gebruik van Picture in Picture. Dus vooraf meer aandacht  nodig voor voorbereiding van visuals. Bovengemiddeld competent op grafische vormgeving  en verstand van bestandsformaten. (gebruik van photoshop, illustrator, Premiere etc komt in  zicht.) Hoge AV kwaliteit: Naast de goede camera en microfoon uit niveau 3, komt er nu ook  belichting bij. En decor met bijbehorende belichting. Er wordt meer kennis gevraagd van  compositie, inrichting en instellingen van av-middelen. 
  1. Hoge conceptuele complexiteit: Er lopen veel verbindingen tussen apparaten.  Omstandigheden worden complex. Het koppelen van twee studio’s of koppelen met mobiele  oplossingen. Verstand van netwerktechnologie, audio-routering, belichtings-systemen (dmx),  bandbreedtes, eigenschappen van kabels en het veilig werken daarmee. Werken onder druk  wordt hier relevant. Veelal een splitsing tussen regisseur en medewerkers die de knoppen  bedienen. Dry runs worden vereist. Hoge AV kwaliteit: Volledig uitgebalanceerde en juist geconfigureerde opstelling is  noodzakelijk. Camera, microfoon, licht, decor, computer en verbinding hebben geen  geheimen meer voor jou. Ook je online presentatievaardigheden komen op een zeer hoog  niveau. Spreken voor de camera is een kern-competentie voor je. 
  1. Don’t even think about it!