Webinar | Een eigen studio, een goed idee?

2 september 2021

Webinars en livestreams horen inmiddels bij het gewone leven. Wil je webinars van kwaliteit, dan is alleen een laptop niet meer voldoende en een studio huren kan prijzig zijn, als je veel webinars geeft.

Is het hebben van een eigen webinarstudio een goed idee? Waarom wel of niet? Over dat onderwerp spreken Nicole en Eeuwit tijdens dit webinar. Ook is er een gastspreker die als ervaringsdeskundige het webinar kritisch volgt en haar mening geeft!

Wat is het verschil tussen een Q&A en een chat?

Gedurende een webinar is het belangrijk dat de host interactie heeft met de deelnemers. Dit zou kunnen door middel van een Q&A of een chat. Maar wat is nou precies het verschil tussen een Q&A en een chat? Een chat is een niet te modereren ‘bakje’ van alle reacties van deelnemers die het in de chat zetten. Voor sommige webinars is een chat gewenst, als organisaties bijvoorbeeld aan community building willen doen. Stel je hebt een intern webinar met je organisatie en het is lang geleden dat men elkaar heeft gesproken, dan kunnen zij gezellig met elkaar praten in de chat. Echter is dit voor webinars met gevoelige onderwerpen niet gewenst. Het nadeel van een chat is dat het niet te modereren is, waardoor alle deelnemers kunnen sturen wat zij willen. Dit kan ervoor zorgen dat er onwaarheden worden verkondigd. In dat geval zal je de hele tijd bezig moeten zijn met het corrigeren van de onwaarheden, terwijl de aandacht van jouw uitzending daar niet naartoe moet gaan. Is dit het geval? Dan is de Q&A een betere oplossing. De Q&A werkt als volgt; iemand stelt een vraag en deze vraag komt binnen bij de Q&A moderator. De moderator kiest er vervolgens voor of de vraag eventueel zichtbaar wordt voor de kijkers. Hierdoor kun je niet relevantie vragen dempen. Ook kan je bij de Q&A aangeven dat de vragen later per mail beantwoord worden als deze niet live worden beantwoord. Hierdoor krijgt de deelnemer altijd antwoord op de gestelde vraag.

Wat moet een host allemaal kunnen?

Het is belangrijk dat je als host over een aantal competenties beschikt. Hierbij is er onderscheid gemaakt tussen alle webinar vormen en de onafhankelijke host.

Voor alle webinar vormen;

De host heeft het doel altijd centraal staan. Het doel is namelijk leidend.
Weten wie de kijker/deelnemer is en wat zijn/haar doel is
De kijkers/deelnemers het gevoel geven dat ze gezien worden
Het proces en de inhoud van het webinar uitleggen. Hoelang duurt het? Wanneer begint het? Waar gaat het over?
Interactie opwekken en ervoor zorgen dat klanten naar je willen kijken en op je reageren
Het proces bewaken. Hoeveel tijd is er nog? Wat is het doel van het webinar?

Voor de onafhankelijke host;

Introduceer de tafelgasten. De tafelgasten zijn vaak experts die niet gewend zijn om voor een camera te spreken.
Creëer een sfeer
Wees radicaal neutraal. Het gaat niet om jou als host, maar om het proces en het doel
Luister, vat samen en zorg ervoor dat kijkers geëngageerd blijven bij het onderwerp

Verschillende webinar formats

Als host moet je rekening houden met een aantal aspecten. Wat is de content? Wie is het online publiek? Van welke interactievormen wordt er gebruik gemaakt? Zijn er inbelgasten?

1. Het leer webinar
Het doel van een leer webinar is het overdragen van kennis. Bij dit webinar heb je als host nog niet zoveel te doen. Je bent vaak inhoud deskundige, waarbij je content maakt met hetgeen wat jouw publiek wil leren.

2. Webinar
Bij een webinar heeft de kijker invloed op de uitkomst op het verloop van het webinar. Je laat je als host leiden door wat deelnemers in de chat zeggen. Ook bij dit webinar ben je als host inhoud deskundige. Het voordeel hiervan is dat je zelf aan de gang kan gaan met je eigen inhoud. Je hebt hierbij geen externe host nodig. Het zou echter wel kunnen dat je hierdoor te lang doorgaat over hetzelfde onderwerp, waardoor deelnemers kunnen afhaken. Hou hier dus rekening mee! Verder is er sprake van verschillende interactievormen. Denk hierbij aan het gebruiken van de chat, Q&A en polls.

3. Talkshow
Bij een talkshow hebben gasten meer invloed op de uitkomst van het webinar. Dit maakt het voor jou als host wel uitgebreider. Je moet namelijk enerzijds opletten of je vragen binnenkrijgt en anderzijds moet je in staat zijn om een gesprek te leiden. Het is vooral belangrijk dat sprekers niet te veel uitweiden en geen vakjargon gebruiken. Kennen jouw kijkers de vaktermen wel? Als host ben jij verantwoordelijk om de spreker(s) hierbij te helpen. Bij een talkshow zijn er ook studiogasten en/of inbelgasten. Dit maakt de uitzending interactiever.

4. Hybride
Bij hybride uitzendingen staat het publiek centraal. Doordat hybride events zowel online als offline zijn, is hiermee het bereik groter. Deelnemers kunnen ervoor kiezen om online deel te nemen aan de uitzending of onsite. Onsite publiek is publiek dat aanwezig is in de zaal. Voor alle deelnemers wordt het zo interactief mogelijk gemaakt. Kan je er dus niet onsite bij zijn? Dan is dat geen probleem! Online ervaar je net zoveel als onsite.

De host en de kijker

Het is als host de truc om de interactie op te bouwen tijdens een uitzending. Interactie is namelijk een van de grootste succesfactoren van een webinar. Maar hoe bouw je de interactie op tijdens een uitzending? Begin met een gesloten vraag. Op deze manier zullen deelnemers niet schromen om antwoord te geven. Door antwoord te geven op een gesloten vraag kan je als kijker niet voor gek staan. Hierdoor is gelijk de eerste verbinding gelegd. Daarnaast is het als host ook belangrijk om te coderen. Stel je als host een korte vraag, dan zal je ook een kort antwoord krijgen. Laat dus aan je publiek merken wat voor antwoord je wilt hebben. Neem ze aan de hand mee en bouw langzaam op.

De host en de inhoud

Als de wens van de kijker niet goed tot je komt, ben je tijdens een webinar minder goed in staat om het verloop van je webinar aan te passen. Als host is het belangrijk om goed na te denken over bepaalde aspecten. Wie is de doelgroep? Wie is er geregistreerd voor het webinar? Welke ankers hebben de deelnemers nodig om wijs te worden uit deze uitzending? Indien deze aspecten duidelijk zijn, kan je als host het doel goed voor ogen houden en ervoor zorgen dat de sprekers zich comfortabel zullen voelen.

Het is daarnaast belangrijk om als host op de hoogte te zijn van de inhoud van de uitzending. Je hoeft geen expert te zijn van het onderwerp, maar je moet wel kunnen aanvoelen wat belangrijk is en wat niet. Het is dus belangrijk om als host gevoel te hebben voor de kern van de boodschap.

Met welke middelen kan je de host faciliteren?

De host kan gefaciliteerd worden met verschillende middelen. Tegenover de host staat de confidence monitor. Op de confidence monitor kan de host zichzelf zien zoals hij/zij wordt uitgezonden. Bovenaan op de confidence monitor komt er een rode indicator balk tevoorschijn in het geval dat er een vraag in de Q&A of chat wordt gesteld. Hierdoor weet de host dat er op de tablet gekeken kan worden om de vraag voor te leggen. Ideaal, toch? Ook kan de host via de tablet en de confidence monitor zien hoe laat het is en hoeveel tijd er nog over is tot het einde van de uitzending. Verder heeft de host een oordopje in. Via dit oordopje kan de regie informatie doorgeven aan de host, zoals bijvoorbeeld de resultaten van een poll.

Waarom is een webinar belangrijk?

Een webinar zal altijd van waarde blijven, omdat het de ontmoeting is met elkaar. Je hoeft niet te reizen, waardoor je als organisatie bijdraagt aan de duurzaamheid. Ook zien we de brandstofprijzen enorm stijgen, waardoor dit voor jou ook kostenbesparend is. Het is belangrijk om het webinar goed vorm te geven. Maar hoe doe je dat precies? Zorg ervoor dat de doelgroep heeft gekregen wat zij verwachtten. Een goede voorbereiding is key. Het is van belang om de doelgroep en de doelstelling scherp houden, zodat je je concept hierop kunt aanpassen. Werk aan je interactie en zorg voor een goede host. Heb je dit onder de knie? Dan is jouw webinar zeker geslaagd!

Webinars en livestreams horen inmiddels bij het gewone leven. Bedrijven hebben door het verplicht thuiswerken mogelijkheden gezocht om toch met de werknemers aan één tafel te kunnen zitten. Zo heb je bijvoorbeeld programma’s als Google Meet, Microsoft Teams en Zoom die het heel makkelijk maken om een meeting te kunnen houden. Nu meer bedrijven weer op kantoor werken zien ze toch de voordelen van het thuiswerken in, bijvoorbeeld makkelijk te organiseren, geen reistijd/kosten en het delen van documenten/presentaties is makkelijk geregeld. Nu wil je graag de kwaliteit verhogen van je presentaties/webinars maar het huren van een studio kan prijzig zijn als je het vaak doet en de kwaliteit van de laptop is ook niet optimaal.

Is het hebben van een eigen webinarstudio een goed idee? Waarom wel of niet?

Over dat onderwerp spreken Nicole en Eeuwit tijdens dit webinar. Ook is er een gastspreker die als ervaringsdeskundige het webinar kritisch volgt en haar mening geeft! Onder het webinar vind je de uitgebreide samenvatting.

1. Wat is een (webinar) studio

Een studio begint eigenlijk al als je een camera, microfoon en licht los van elkaar hebt staan in een ruimte. Naast de apparatuur is het de vraag of je software gaat gebruiken om de uitzending vorm te geven. Vele gebruiken OBS of vMix (Bekijk eerdere webinars over deze software). Om de uitzending nog professioneler te maken kan je meerdere bronnen gebruiken zoals meerdere camera’s die bijvoorbeeld op meerdere personen gefocust zijn of meerdere microfoons, zodat iedereen goed te verstaan is. De laatste stap naar een professionele studio is het decor en de inrichting denk hierbij aan verlichting en doeken voor de achtergrond.

2. Diverse varianten van studio's

Vele bedrijven hadden al het idee om een studio in hun pand te verwerken maar door bijvoorbeeld tijdsnood is dit er niet van gekomen. Nu door corona hebben bedrijven er toch voor gekozen omdat je bijna niet anders kon. Nu kan je een ruimte helemaal inrichten als studio, maar wij van B-yourC hebben ook de Webi-Pro een rijdende webinarstudio die uitermate geschikt is om te filmen in een niet al te grote ruimte. Maar nu bedrijven door het meer thuiswerken ruimte over hebben in hun kantoor is het leuk om de ruimte als een professionele studio in te richten. Lijkt het je leuk om de studio te kunnen verplaatsen? Dan is er de Webi-Case. Volwaardige studio apparatuur wat na gebruik makkelijk te verplaatsen is door de koffer waarin het zich bevindt. Op deze manier kun je je studio bijvoorbeeld meenemen naar beurzen of naar klanten.

"In een natuurlijke flow groeien naar een volwaardige studio."
B-yourC

3. Competenties voor het gebruiken van een studio

Om juist gebruik te maken van een studio is het belangrijk om dit vol overgave te doen. Je wilt immers de volledige potentie uit de studio halen. Als je volkomen nieuw in de online webinar wereld bent is het verstandig om iets kleiner te beginnen en door te groeien naar een volwaardige studio. Op deze manier weet je ook precies wat je in de toekomst nodig hebt kwa apparatuur en software. Voor een goede webinar is het ook zaak dat er een goede presentator aanwezig is. Wij snappen dat niet iedereen dit van nature is, maar het is in zekere zin wel te verbeteren door bijvoorbeeld trainingen en cursussen. Na het aanschaffen van de apparatuur is het ook van belang dat alles goed werkt en blijft werken. Ook op dit gebied snappen wij dat niet iedereen hier kaas van heeft gegeten, daarom ondersteunt B-yourC jouw bedrijf tijdens het streamen met technische vragen of moeilijkheden. Het helpen van de klant na een aankoop staat bij ons hoog in het vaandel. Live goes first.

4. Een studio huren of kopen?

Een studio kan een hele investering zijn daarom is het nodig om uit te zoeken waar dit terug verdient kan worden. Je kan de studio uitbesteden aan een externe partij maar is dat wel handig als je 10x in een half jaar een webinar gaat organiseren. Is het dan niet slimmer om eenmalig een studio te kopen en vanuit daar je webinars uit te zenden. Het is dus belangrijk om te bedenken in welke frequentie je gaat uitzenden. Ook is het snel inspelen op een nieuwe situatie makkelijker met een eigen studio dan die van een externe partij. Door het hebben van een eigen collega achter de regieknoppen is het ook makkelijker om schermen te schakelen of op bepaalde dingen in te zoomen dit komt omdat de collega meer kennis van zaken heeft dan een externe partij.

5. Voordelen en consequenties van een eigen studio

Als je in het bezit bent van een eigen studio is het een heel groot voordeel dat je flexibel te werk kan gaan. Stel je zit in de cryptowereld en er komt belangrijk nieuws naar buiten, dan wil je daar zo snel mogelijk een webinar over geven. Met een externe partij kan dit al snel oplopen naar een week terwijl je zelf gelijk aan de slag kunt gaan. Een ander voordeel is dat je je eigen uitstraling aan de studio kan geven en kan gaan experimenteren met de lay-out van de uitzending. Op deze manier kan je herkenbaar worden en dat vinden mensen vaak fijn. Ook houd je de competenties in eigen huis en weet je precies waar er over gepraat wordt. Een eigen studio is na een niet al te lange periode rendabel te noemen soms al na 4 webinars.

Eventuele consequenties kunnen zijn dat de aanschafkosten aan de hoge kant liggen van de apparatuur en de software. Ook moet je over een ruimte beschikken waar een eventuele studio in gemaakt zou kunnen worden. Je hebt ook medewerkers nodig die zin en tijd hebben om webinars te maken en te regisseren. Dit is nodig om tot het beste resultaat te komen. Ook zijn er (lage) doorloopkosten denk hierbij aan onderhoud en een abonnement op een webinarplatform zoals Teams of Zoom.

6. Welke studio en service past bij jou?

Elk bedrijf is anders en dat weten wij maar al te goed dus voordat je een studio aanschaft willen we eerst graag in gesprek om 3 hoofdpunten in kaart te krijgen namelijk: Wat is je doelgroep/doelstelling, wat wil je met het webinar bereiken en welke vorm past hierbij en welke werkvormen ga je hanteren. Ga je echt informatie uitdragen dan is het handig om een groot scherm te hebben, maar als je gaat discussiëren is het beter om een ronde tafel te hebben met een paar stoelen en goede lampen erbij. Verschillende werkvormen kunnen zijn in de vorm van een Q&A of in verschillende break-out rooms. De keuze is groot en daarom willen wij dit graag met jou in kaart brengen om zo tot de juiste studio te komen. Ook denken wij graag mee hoe jij je als bedrijf naar buiten wilt laten zien en willen we duidelijk maken dat je meer nodig hebt dan alleen een camera kunnen besturen en op de live knop kunnen drukken.

Ik ben enthousiast, wat nu?

Ben je van mening dat een studio of een andere oplossing van B-yourC past bij jouw bedrijf? Twijfel dan niet en neem zeker contact met ons op. Zoals gezegd denken wij graag mee aan de ideale situatie in jouw bedrijf. Zo nemen we je doelgroep door, bespreken we waar je als bedrijf heen wilt en kijken we hoe we de studio het beste kunnen inrichten. Ook kan je bij B-yourC terecht voor het afhuren van een studio of het huren van apparatuur. We helpen je ook graag op het gebied van techniek en een stukje uitstraling. Dus wacht niet langer en neem zo snel mogelijk contact op en wie weet heb jij binnenkort een prachtige studio staan.

Bel B-yourC