Hybride algemene ledenvergadering

Het klinkt nog ver weg, maar na de zomervakantie komen ze er weer aan: de algemene ledenvergaderingen. Op dit moment lijkt het erop dat we elkaar binnenkort meer gaan ontmoeten. Maar hoe is dat in het najaar? Niemand weet het. In ons vorige webinar hebben we het gehad over hybride events. Ook bij de algemene ledenvergadering is het combineren van live en virtueel de oplossing: de ALV als hybride vergadering. Op deze manier kunnen de deelnemers in een zaal én digitaal deelnemen.

In de webinar 'Hoe organiseer je een hybride algemene ledenvergadering?' neemt presentator Jan Arie Koorevaar in onze studio in Gorinchem jou mee in dit onderwerp en spreekt met Carel de Vries (directeur Eduxtens, voorzitter College van Toezicht Mayfinance, lid Generale Synode van de PKN), Eeuwit Klink (expert live producties) en Levi Duijkers (event coördinator van De Ruimte van SNS in Maastricht). Onder het webinar vind je de uitgebreide samenvatting.


Kijktip: wanneer je nieuwsgierig bent naar de technische kant van de hybride ALV is het ook raadzaam om de webinar te bekijken (scroll eventueel door naar 34.15 minuut). 
En Eeuwit geeft nog een waardevolle tip voor een hybride (algemene leden)vergadering en hoe je als bestuur de juiste houding kan aannemen. Benieuwd? Je kunt zijn tip horen vanaf 49.20 minuut. 

Hybride ALV: mag dat eigenlijk wel?

Vanwege de huidige omstandigheden is er behoefte aan online oplossingen. De tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid, waarover lang is gesproken in de Tweede Kamer, voorziet daarin. Voorlopig mogen de algemene ledenvergaderingen online plaatsvinden zolang de wet daarin faciliteert. Ook wanneer er in de statuten of andere reglementen niet wordt voorzien om online te vergaderen dan overruled deze noodwet en bepaalt daarmee dat een digitale ALV wél mag. Dit geldt voor alle verplichte jaarvergaderingen. Wanneer het om een vereniging gaat, is de jaarvergadering een specifieke vorm van een ALV.

De spoedwet is verlengd tot 1 oktober 2021. De minister maakt twee maanden van tevoren bekend of de wet verlengd wordt.
Er is wel een ‘maar’. Er zijn namelijk een aantal restricties waar je rekening mee moet houden:

  • je moet de aanwezigen - zowel in de zaal als online - gelegenheid bieden om vragen te kunnen stellen;
  • deze vragen moeten ook in de uitzending behandeld worden;
  • de vooraf gestuurde poststukken moeten voorgelezen worden.

"Online vergaderen bespaart reistijd en de vergaderingen duren korter en zijn veel efficiënter."

Carel de Vries (directeur Eduxtens, voorzitter College van Toezicht Mayfinance)

Tips voor een hybride ALV

Je kent misschien wel de typische livestream (jaar)vergaderingen waarbij het gesprek zich vooral in de zaal ontwikkelt en jij thuis als een toeschouwer kan meekijken en er simpel gezegd 'erbij hangt'. Dat is verleden tijd. Er moet namelijk een level playing field zijn voor álle deelnemers. Maar wat houdt dat precies in?

  • Het is belangrijk om álle deelnemers in gelijke maten erbij te betrekken. Dit komt niet vanzelf en vraagt veel inspanning en aandacht. 
  • Zowel de online als de offline deelnemers hebben dezelfde aandacht en ‘macht’ en genieten van dezelfde kwaliteit van audio en video. 
  • Wil je iets groots toevoegen aan jouw ALV? Zorg er dan voor dat er verbinding wordt gelegd tussen online en onsite. 

Kun je niet voldoen aan deze punten, met name de eerste twee? Dan raden wij je af om niet te beginnen aan een hybride algemene ledenvergadering: kies dan enkel online of onsite. 

Hybride ALV
Hybride algemene ledenvergadering

Welke platforms kun je gebruiken voor een hybride ALV?

Bij een webinar of een ander soort event waarbij je gewoon uitzendt en het besluitvorming aspect niet ertoe doet, dan maakt het platform eigenlijk niet veel uit. Je kunt kijken naar je concept en doelstelling en of dat bij een bepaalde platform aansluit. Bij een hybride algemene ledenvergadering, jaar- of aandeelhoudersvergadering wil je besluitvorming plegen en krijg je te maken met stemprocedures. Dan is de vraag ‘zit ik op het juiste platform?’ heel zinvol en terecht. Zoek een platform waarbij je een aantal punten goed op orde hebt, denk aan:

  • inschrijvingen: hoe identificeer je de mensen die zich inschrijven? Hoe voorkom je dat er tweemaal met dezelfde link wordt ingelogd?
  • stemmen: hoe weet je zeker dat één link door één persoon gebruikt kan worden? Dat zijn belangrijke vragen. Zeker wanneer een stemming gaat over een beslissing waarmee veel geld gemoeid is. Dit is zeer belangrijk bij samenkomsten zoals een aandeelhoudersvergadering waarin aandeelhouders stemmen over besluiten.
  • veiligheid: tijdens een vergadering heb je te maken met vertrouwelijke, persoonlijke informatie. De inhoud van jouw algemene ledenvergadering moet natuurlijk niet de wereld ingeslingerd worden.

Bij B-yourC gebruiken we het platform BigMarker

Voordelen van een online ALV

Een online (of hybride) algemene ledenvergadering, jaar- of aandeelhoudersvergadering organiseer je dus niet zomaar. Je moet zorgen voor de juiste audio- en videotechniek en een geschikt platform kiezen. Bij een hybride vorm heb je ook zorg voor het creëren van een level playing field voor alle deelnemers
Maar wanneer je bovengenoemde punten hebt afgevinkt, kun je optimaal profiteren van de vele voordelen van een digitale algemene ledenvergadering, denk aan:

  • het bespaart kostbare reistijd. In het webinar haalt Carel de Vries een voorbeeld aan van leden die voorheen twee uur heen en terug moesten rijden voor een vergadering. Een hybride of online vergaderingvorm scheelt voor hen vier uur reistijd.
  • de vergaderingen duren korter. Leden stellen de vragen via de chat en slaan daarmee de onnodige aan- en inleiding van de betreffende vraag over.
  • deelnemers voelen zich gehoord. De leden die bij een 'normale' vergadering lastig vinden om te gaan staan voor een vraag, kunnen nu vanuit hun stoel heel eenvoudig een weloverwogen vraag stellen via de chat.
  • de kwaliteit van vragen gaat omhoog, omdat je een intelligente selectie kunt maken.
  • het bespaart een hoop kosten: je hoeft voor een online vergadering geen (grote) zaal te huren voor een dag(deel). Ook de koffie, thee en maaltijden vervallen. Dit punt geldt natuurlijk niet voor de hybride vergaderingvorm. Je hebt dan namelijk te maken met een online én offline situatie. Toch hebben we bij B-yourC fantastische technische oplossingen waardoor de kosten veel lager uitpakken dan bij de bekende aanpak.

Hulp nodig bij het realiseren van een hybride of online (algemene leden)vergadering?

Ben je enthousiast na het lezen van deze blog of het bekijken van de webinar? En wil je graag jouw vergadering (ALV, jaarvergadering of bijvoorbeeld aandeelhoudersvergadering) in een hybride of digitaal jasje steken? We snappen dat je bij zo'n keuze hulp wilt en helpen je graag verder. Wanneer je zelf de techniek wilt oppakken, nodigen we je uit om ons mee te laten denken zodat we je kunnen waarschuwen voor eventuele problemen. 

Bij B-yourC delen we onze kennis: zowel op technisch gebied als in het meedenken in het concept en een complete dienstverlening in het organiseren van een hybride of digitale (algemene leden)vergadering. Wij draaien onze hand niet om voor de samensmelting van on- en offline. Sterker nog: als je het goed aanpakt dan is het geen verschil tussen beide vormen van deelnemen.